個人情報の保存・削除方針

制定日：2026年7月21日
最終改定日：2026年7月21日

おむすび冒険の森野外教育事業団（以下「当団体」といいます。）は、活動やイベントの運営に必要な個人情報を、利用目的の達成に必要な期間に限って保存します。

個人情報を「将来使うかもしれない」という理由だけで漫然と保有し続けることはありません。情報の種類、利用目的、安全管理上の必要性、法令上の保存義務などを確認し、保存する必要がなくなった情報は、削除、廃棄または匿名化します。

本方針は、当団体の「プライバシーポリシー」を補足し、個人情報の種類ごとの保存期間、見直し方法および削除方法を定めるものです。

1．適用範囲

本方針は、当団体が次の方々から取得する個人情報に適用します。

• イベントやプログラムの参加者
• 参加者の保護者および家族
• 会員および入会希望者
• 指導者および講習会受講者
• ボランティアおよびスタッフ
• 団体利用の担当者および参加者
• 寄付者、協力者および関係者
• お問い合わせをされた方
• メール配信や資料送付を希望された方
• その他、当団体の活動に関係する方

写真、動画、音声、活動記録、アクセスログ、メール送信記録その他、個人を識別できる可能性がある情報も対象とします。

2．保存に関する基本原則

当団体は、次の原則に基づいて個人情報を保存します。

必要な情報だけを保存します

活動の運営、安全管理、連絡、会計その他の利用目的に必要な情報だけを保存します。

すべての参加者について、すべての情報を同じ期間保存することはありません。

必要な期間を超えて保存しません

利用目的がなくなった情報は、定められた保存期間の途中であっても、保存を続ける必要がないと判断した時点で削除、廃棄または匿名化することがあります。

慎重な取扱いを必要とする情報は短期間とします

健康状態、既往歴、服薬、アレルギー、障害、生活上の配慮などの情報は、参加者の安全確保に必要な範囲で取得し、原則として一般的な参加履歴より短い期間で削除します。

事故や安全管理に関する記録は必要な期間保存します

事故、けが、保険請求、苦情、安全管理上の問題などに関する記録は、事実確認、保険手続き、再発防止および関係者の権利保護に必要な期間保存します。

毎年、保存の必要性を見直します

当団体は、少なくとも毎事業年度に1回、保有する個人情報の種類と量を確認し、保存を続ける必要があるかを見直します。

3．保存期間の起算日

保存期間は、原則として次の日から数えます。

• 会員情報：退会日、会員資格喪失日または最終の活動日
• イベント申込・参加情報：当該プログラムの終了日
• 複数回参加型プログラム：パッケージ全体の終了日
• 問い合わせ情報：最後に対応した日
• メール配信登録情報：配信停止日または最後に意思確認した日
• 団体利用情報：当該団体利用の終了日
• 指導者・ボランティア情報：最後に活動した日
• 写真・動画：撮影日、最終利用日または公開終了日
• 事故、苦情、保険等の記録：対応が終了した日
• アクセスログその他のシステム記録：記録された日

複数の起算日が考えられる場合は、その情報の利用目的に照らして適切な日を採用します。

4．情報の種類ごとの通常保存期間

次の期間は、当団体における通常の保存基準です。

法令上の義務、契約、保険、事故対応その他の事情がある場合は、異なる期間を適用することがあります。

情報の区分	主な内容	通常の保存期間	起算日
申込みが成立しなかった情報	仮申込み、入力途中、重複申込み、不成立となった申込情報	3か月	不成立日または最終受付日
会員基本情報	氏名、住所、連絡先、保護者情報、所属等	会員期間中および終了後3年	退会日または資格喪失日
イベント申込・参加記録	申込内容、参加者名簿、出欠、班編成、参加履歴	プログラム終了後2年	プログラム終了日
キャンセル待ち情報	氏名、連絡先、待機順位、連絡履歴	募集終了後3か月	募集終了日
当日連絡・引渡し情報	緊急連絡先、送迎者、引渡し相手、当日の連絡順位	プログラム終了後3か月	プログラム終了日
健康・アレルギー・配慮情報	既往歴、服薬、アレルギー、障害、生活上の配慮等	原則としてプログラム終了後3か月	プログラム終了日
継続プログラムの健康情報	複数回参加型プログラムで継続して必要となる健康・配慮情報	パッケージ終了後3か月	パッケージ終了日
問い合わせ情報	問い合わせフォーム、相談内容、対応履歴	最終対応後1年	最終対応日
苦情に関する一般記録	苦情内容、回答、改善対応等	対応終了後3年	対応終了日
重大な安全管理事案	重大な苦情、ハラスメント、虐待防止、セーフガーディング等の調査記録	対応終了後10年	対応終了日
事故・傷病・保険記録	事故報告、けが、医療機関への引継ぎ、保険請求等	対応終了後10年	対応終了日
会計・決済情報	参加費、領収書、請求書、寄付、返金、決済記録	当該会計年度終了後7年を基本	会計年度末
団体利用情報	団体担当者、参加者名簿、打合せ記録、実施内容	利用終了後2年	団体利用終了日
団体利用の健康情報	団体から預かった健康、アレルギー、配慮情報	原則として利用終了後3か月	団体利用終了日
指導者・ボランティア情報	連絡先、活動履歴、担当、資格確認、研修履歴	活動期間中および終了後5年	最終活動日
指導者講習会の受講記録	受講日、講習内容、修了状況、認定記録	受講終了後5年	受講終了日
一般の同意記録	参加同意、個人情報取扱同意等	関係終了後3年	プログラム終了日等
写真・動画の利用同意記録	媒体別の掲載同意、同意変更、撤回記録	素材保有期間中および最終利用終了後3年	最終利用終了日
未選定の写真・動画	撮影後、採用・不採用を整理していない原データ	撮影後1年	撮影日
内部記録用の写真・動画	参加者報告、スタッフの振り返り、内部活動記録	撮影後3年	撮影日
外部広報用の写真・動画	Webサイト、SNS、チラシ、会報、活動報告等に利用した素材	最終公開終了後5年	最終公開終了日
未成年者が明瞭に識別できる公開素材	顔が明瞭な写真、氏名等と結び付く写真・動画	最終公開終了後3年	最終公開終了日
公開停止済み素材の保全コピー	削除・非公開化した写真や動画の確認用コピー	公開停止後1年	公開停止日
メール配信登録情報	お知らせ、イベント案内等の配信先	配信停止まで。ただし2年ごとに継続確認	最終応答日等
メール送信記録	送信日時、宛先、件名、送信結果等	1年	送信日
Webアクセスログ	IPアドレス、アクセス日時、ブラウザー情報等	12か月	記録日
セキュリティログ	ログイン履歴、不正アクセス検知、操作履歴等	12か月	記録日
フォームの一時データ	入力途中、重複送信防止、一時保存されたデータ	原則として30日以内	保存日
防犯カメラ等の映像	施設出入り、防犯および安全確認用の映像	原則として30日	撮影日
デモサイトへの入力情報	MUSUBI Event Promoterの動作確認用入力	原則として30日以内	送信日
個人データの開示・削除請求記録	本人確認、請求内容、対応結果	対応終了後3年	対応終了日
第三者提供・受領の記録	提供先、提供日、対象情報、同意等の記録	提供または受領後3年を基本	提供日または受領日
削除実施記録	削除対象、実施日、方法、担当者	削除実施後3年	削除日

5．健康情報等の取扱い

健康状態、既往歴、服薬、アレルギー、障害、必要な介助その他の安全管理情報は、原則としてプログラム終了後3か月以内に削除します。

ただし、次の場合は必要な期間保存することがあります。

• 継続プログラムへの参加が続いている場合
• 事故、けがまたは体調不良が発生した場合
• 保険請求や医療機関への確認が必要な場合
• 本人または保護者から継続保存の依頼があった場合
• 苦情、紛争、安全管理上の検証が続いている場合
• 法令または契約上の保存が必要な場合

保存期間を延長する場合は、通常の参加情報から分離し、閲覧できる担当者を限定します。

6．未成年者の情報

未成年者の個人情報は、本人および保護者への影響を考慮し、特に慎重に取り扱います。

次の情報を漫然と長期間保存しません。

• 顔が明瞭に分かる写真や動画
• 氏名と顔が結び付いた情報
• 学校名、学年、住所その他の生活範囲が分かる情報
• 健康状態や家庭の事情に関する情報
• 緊急連絡先
• 引渡し相手や送迎に関する情報

広報用写真や動画を継続して公開する場合は、少なくとも毎年、公開を続ける必要性と同意状況を確認します。

7．保存期間を延長できる場合

次の場合は、個人情報管理責任者の判断により、必要最小限の範囲で保存期間を延長することがあります。

1. 法令に基づく保存義務がある場合
2. 税務、会計または監査への対応が必要な場合
3. 助成金、補助金その他の実績確認が必要な場合
4. 事故、傷病または保険請求への対応が続いている場合
5. 損害賠償請求、紛争または法的手続きへの対応が必要な場合
6. 苦情、ハラスメント、虐待防止、セーフガーディングその他の調査が続いている場合
7. 再発防止や安全管理上の検証に必要な場合
8. 本人または代理人からの開示、訂正、削除、利用停止等の請求に対応している場合
9. 行政、警察、消防、医療機関その他の関係機関から適法な照会を受けている場合
10. その他、関係者の権利や安全を守るために保存が必要な場合

保存期間を延長するときは、次の事項を記録します。

• 延長する情報
• 延長する理由
• 閲覧できる担当者
• 延長後の見直し期限
• 判断した責任者

保存期間を無期限に延長することはありません。

8．歴史的記録・アーカイブ資料

団体の沿革、周年誌、団体史、地域史その他の公益的・歴史的価値がある資料は、通常の個人情報とは分けて「アーカイブ資料」として保存することがあります。

アーカイブ資料として保存する場合は、次の条件を満たす必要があります。

• 保存を続ける目的と必要性を記録すること
• 通常の業務データから分離して管理すること
• 閲覧できる者を限定すること
• 公開範囲を確認すること
• 未成年者が明瞭に識別できる素材は、公開の必要性を特に慎重に判断すること
• 少なくとも5年ごとに保存継続の必要性を再審査すること

アーカイブとして保存していることだけを理由に、すべての資料を一般公開することはありません。

保存の必要がなくなった場合は、削除、匿名化または本人を識別しにくい形への加工を行います。

9．本人から削除等の申出があった場合

本人または適法な代理人から、個人情報の削除、利用停止等の申出があった場合は、本人確認を行ったうえで、法令および当団体の手続きに従って対応します。

保存期間内であっても、保存する必要がなく、削除に支障がない情報は削除します。

ただし、次の場合は直ちに削除できないことがあります。

• 法令上の保存義務がある場合
• 会計、監査または保険対応に必要な場合
• 事故、苦情、紛争または安全管理上の調査が続いている場合
• 本人または第三者の権利を守るために必要な場合
• 不正利用防止やセキュリティ確保に必要な場合
• バックアップから直ちに個別削除することが技術的に困難な場合

削除できない場合は、法令上説明できない場合を除き、その理由と保存予定期間を説明します。

10．削除、消去および廃棄の方法

紙の資料

紙の申込書、名簿、同意書その他の資料は、次の方法で処分します。

• シュレッダーによる裁断
• 溶解処理
• 機密文書処理事業者への委託
• その他、内容を容易に復元できない方法

個人情報を含む紙資料を、そのまま一般ごみとして廃棄しません。

電子データ

電子データは、通常の画面上から削除するだけでなく、システムの仕様に応じて復元が困難になる方法で消去します。

次の場所に複製が残っていないかも確認します。

• WordPressのデータベース
• サーバー
• クラウド保存先
• パソコン
• スマートフォン
• USBメモリーその他の記録媒体
• メールボックス
• CSVや表計算ファイル
• スタッフ間の共有フォルダー

写真・動画

写真や動画は、利用状況に応じて次の対応を行います。

• WebサイトやSNSからの削除
• 非公開化
• 公開範囲の制限
• 他の画像への差替え
• トリミング
• ぼかしまたはモザイク処理
• 原データの削除

印刷済みの広報誌や第三者による転載など、当団体だけでは回収・削除できない場合があります。

11．バックアップ内の個人情報

システムの安全な復旧に備え、削除済みの情報が一定期間バックアップ内に残る場合があります。

バックアップ内の情報については、次の対応を行います。

• 通常業務で閲覧または再利用しない
• アクセスできる担当者を限定する
• バックアップの保存期間終了時に上書きまたは削除する
• 復元した場合は、削除対象となっていた情報を再度削除する
• 法令または事故対応上必要な場合を除き、削除済み情報だけを目的として復元しない

12．外部サービスと委託先のデータ

クラウドサービス、メール配信、決済、アクセス解析、写真共有その他の外部サービスに個人情報を保存している場合は、各サービスの機能や契約条件に従って削除します。

委託先に個人情報を提供している場合は、契約終了時または保存期間終了時に、返却、削除または廃棄を求めます。

当団体のシステムから削除しただけで処理を完了せず、外部サービスや委託先に残る複製についても確認します。

13．団体利用時の名簿等

保育園、幼稚園、学校、町内会その他の団体から提供された名簿、健康情報、緊急連絡先等は、原則として当該プログラム終了後、定められた期間内に削除または返却します。

申込団体との間で、次の事項を事前に確認します。

• 誰が原本を管理するか
• 当団体が複製を保存するか
• 活動終了後に返却するか、削除するか
• 事故が発生した場合の保存方法
• 削除を確認する方法
• 写真や動画の同意記録を誰が保管するか

14．デモサイトの入力情報

このサイトは、WordPressプラグイン「MUSUBI Event Promoter」の開発、動作確認および機能紹介を目的としたデモサイトです。

フォームに入力されたデモデータは、原則として送信後30日以内に削除します。

ただし、不具合の調査、セキュリティ確認または機能検証に必要な場合は、個人を識別しにくい形へ加工したうえで、必要な期間保存することがあります。

デモサイトには、実在する氏名、住所、電話番号、メールアドレス、健康情報その他の個人情報を入力しないでください。

15．削除実施の記録

当団体は、健康情報、事故記録、参加者名簿、写真・動画その他の重要な個人情報について、削除または廃棄を実施した記録を残すことがあります。

記録する事項は、次のとおりです。

• 削除または廃棄を行った日
• 対象となる情報の区分
• 削除または廃棄の方法
• 実施した担当者
• 確認した責任者
• 保存期間を延長した場合はその理由

削除記録には、削除した個人情報そのものを必要以上に残しません。

削除実施記録は、原則として実施後3年間保存します。

16．Event Promoterによる管理

MUSUBI Event Promoterに保存される申込情報については、本方針に沿って、次の機能または運用による管理を行います。

• 保存期間の確認
• 期限を迎えたデータの抽出
• 一括削除
• 必要に応じた匿名化
• WordPressの個人データ出力・消去機能との連携
• 削除前の確認
• 削除実施記録
• 管理権限の制限

自動削除機能を使用する場合でも、事故、保険、会計その他の理由で保存を延長すべき情報を誤って削除しないよう、削除前に対象を確認します。

17．定期的な棚卸し

当団体は、毎事業年度に少なくとも1回、次の事項を確認します。

• どの種類の個人情報を保有しているか
• 保存場所
• 保存件数
• 利用目的
• 閲覧できる担当者
• 保存期限
• 保存を続ける理由
• 削除または匿名化できる情報
• 外部サービスや委託先に残っている情報
• アーカイブ資料の必要性
• 本方針と実際の運用が一致しているか

問題が見つかった場合は、保存期間、システム設定または運用方法を見直します。

18．本方針の変更

当団体は、法令、事業内容、利用するシステム、外部サービスまたは情報管理体制の変更に応じて、本方針を見直します。

重要な変更を行う場合は、Webサイトその他の適切な方法で案内します。

変更後の方針には、最終改定日を表示します。

19．お問い合わせ窓口

個人情報の保存期間、削除、利用停止その他の取扱いについては、次の窓口へお問い合わせください。

団体名：おむすび冒険の森野外教育事業団
個人情報管理責任者：［役職または担当者名を入力］
所在地：［所在地を入力］
電話番号：［電話番号を入力］
メールアドレス：［個人情報に関するお問い合わせ先メールアドレスを入力］
受付時間：［受付時間を入力］